Jika kita selaku penerbit ingin menyerahterimakan jurnal yang diterbitkan ke Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII-LIPI) maka dapat dilakungan langkah berikut:

 

 

Serah Simpan Terbitan ke PDII?

  • Jasa pengiriman (pos/paket), dengan penanggung jawab pengirim adalah pengelola terbitan, ke alamat:

Kepada:

Yth. Kepala PDII-LIPI
u.p Kepala Bidang Dokumentasi
di

Gedung A PDII-LIPI
Jl.Jend.Gatot Subroto Kav.10, Jakarta Selatan 12710, Jakarta

  • Pengiriman terbitan ke PDII dapat dilakukan dengan cara datang langsung ke PDII (harus dilakukan oleh pengelola terbitan, bukan kurir / orang yang tidak terlibat dalam pengelolaan jurnal).

Ketentuan Wajib Serah Simpan Terbitan ke PDII?

  1. Wajib serah simpan adalah kewajiban (keharusan) penyerahan terbitan berkala/berseri (seperti jurnal, majalah, dsb.) dari pengelola terbitan kepada PDII-LIPI, setelah mendapatkan ISSN. Ketika terbitan mencantumkan ISSN, sejak itulah pengelola terbitan wajib untuk menyerahkan karyanya ke PDII-LIPI setiap kali terbit.
  2. Ketentuan wajib simpan terbitan berkala telah ditetapkan di Peraturan Kepala LIPI No.3 Tahun 2014 dan Peraturan Direktur Jenderal Dikti Nomor 1 Tahun 2014 tentang Pedoman Akreditasi Terbitan Berkala Ilmiah. Pada dua peraturan tersebut dijelaskan bahwa undang-undang dan peraturan wajib simpan mutlak harus ditaati oleh terbitan berkala ilmiah. Ketaatan pada kewajiban ini ditunjukkan dengan melampirkan bukti pengiriman dan/atau penerimaan oleh lembaga penyimpan nasional, seperti Arsip Nasional, PDII, atau lainnya. Wajib simpan jurnal bisa juga dalam bentuk elektronik dapat dipenuhi dengan menyediakan modul atau alamat Open Archive Initiative (OAI) terbitan berkala ilmiah atau sejenisnya yang memungkinkan artikel-artikelnya dapat dipanen (harvest) oleh lembaga pengindeks atau yang berwenang secara otomatis dengan mekanisme penyimpan data dalam bentuk web archiving sehingga memudahkan penarikan metadata.
  3. Terbitan yang diserahkan ke PDII-LIPI berupa terbitan tercetak (printed) dan/atau elektronik (jika ada). Wajib simpan untuk terbitan cetak ke PDII-LIPI minimal 2 eksemplar, jika lebih diperbolehkan. Sementara untuk terbitan elektronik dalam bentuk file PDF yang dikirim ke email petugas ISSN atau tersimpan dalam CD/DVD.

Hak Pengelola Terbitan Setelah Wajib Serah Simpan ke PDII?

Pengelola terbitan yang telah menyerahkan karyanya ke PDII berhak mendapat Surat Ucapan Terimakasih dan Surat Keterangan Wajib Serah Simpan dari PDII. Kedua bukti serah simpan tersebut sebagai salah satu persyaratan pendaftaran Akreditasi Jurnal Ilmiah, baik di LIPI maupun Dikti. Apabila pengelola belum mendapatkan dua bukti serah simpan tersebut, dapat menghubungi Petugas ISSN di Telp.021-5733465 di ext.3508/3509.

Pengecekan Status Jurnal yang Telah Diserahkan ke PDII?

Jurnal yang telah diserahkan ke PDII akan diproses dan diolah lebih lanjut oleh petugas pengolahan literature. Data bibliografi jurnal diinput ke database ISJD. Data jurnal dapat dicek di Database ISJD (http://isjd.pdii.lipi.go.id), tercantum pada menu DIREKTORI JURNAL. Setelah itu, ketikan ISSN jurnal dan akan muncul daftar terbitan per-volume dan nomor terbitan. Apabila belum muncul di daftar, berarti pengelola terbitan belum melakukan serah simpan ke PDII. Ketika sudah tercantum di Database ISJD, berarti jurnal telah terindeks di ISJD.

(Sumber: FAQ PDII-LIPI di https://drive.google.com/file/d/0BxYE2soEMRazX2xKcUxfMXBHb00/view)